POLITICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES QUALITA CORP S.A.S.

Esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EXTERNA es de obligatorio y estricto cumplimiento para QUALITA CORP SAS, identificado con NIT 901.3670.029 y ubicado en la Carrera 100 # 5 – 169 C.C. Unicentro, torre B piso 6 quien actúa en calidad de RESPONSABLE del tratamiento de datos personales, y es obligatoria para todos los terceros que obran en nombre de QUALITA CORP SAS o que, sin actuar en su nombre, tratan datos personales por disposición de la compañía en calidad de ENCARGADOS.

QUALITA CORP SAS en calidad de RESPONSABLE como los ENCARGADOS, entendiéndose por tales, trabajadores, contratistas y proveedores, deben observar y respetar esta POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES en el cumplimiento de sus funciones y actividades, aún después de terminados los vínculos legales, comerciales, laborales o de cualquier índole.

QUALITA CORP SAS está comprometida con la confidencialidad y seguridad de los datos personales que maneja y se asegura que sus trabajadores, contratistas, proveedores y todas aquellas personas con las cuales se tengan vínculos comerciales y legales, se comprometan a guardar estricta confidencialidad en relación con los datos tratados.

Si tiene alguna pregunta o inquietud sobre el uso de su información personal, comuníquese con nosotros utilizando los datos de contacto que se proporcionan en la sección «CÓMO CONTACTARNOS» al final del presente documento.

1. DEFINICIONES.

Para efectos de la ejecución de la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, serán aplicables las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, claro e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Consulta: Solicitud del titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre él en bases de datos o archivos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Aviso de Privacidad: Comunicación, que puede ser verbal o escrita, generada por el responsable del tratamiento y dirigida al titular para informarle sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información aplicables, cómo acceder a ellas y los propósitos del tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información relacionada o que pueda asociarse con una o varias personas naturales identificadas o identificables.
Dato Privado: Información que, por su naturaleza íntima o reservada, solo es relevante para el Titular.
Dato Semiprivado: Información que no tiene carácter íntimo, reservado ni público, pero cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al Titular, sino también a ciertos grupos o sectores específicos de la sociedad.
Dato Público: Información que no es semiprivada, privada o sensible. Incluye datos sobre el estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público, entre otros, que pueden ser de interés público y estar contenidos en registros públicos, documentos oficiales, entre otros.
Dato Sensible: Información que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como datos sobre origen racial o étnico, orientación política, creencias religiosas o filosóficas, salud, orientación sexual o datos biométricos.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el encargado realiza el tratamiento en nombre del responsable.
Transferencia: Envío de datos personales por parte del Responsable o encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, a un receptor que, a su vez, asume la responsabilidad del tratamiento, ya sea dentro o fuera del país.

2. TRATAMIENTO DE DATOS.

Los datos personales son recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, actualizados, rectificados, suprimidos, eliminados y en general gestionados de acuerdo con la finalidad o finalidades que se señalan en la presente política de tratamiento de datos personales:

La sustentación de la relación contractual establecida con QUALITA CORP S.A.S.
La ejecución de todas las actividades relacionadas con el servicio o producto.
Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos adquiridos, y notificarle sobre nuevos servicios o productos.
Elaborar estudios y programas que son necesarios para determinar hábitos de consumo
El afinamiento de los filtros de seguridad y las reglas de negocio en las transacciones comerciales; confirmar, procesar dichas transacciones, con su entidad financiera, con nuestros proveedores de servicios y con usted mismo.
Realizar evaluaciones periódicas de nuestros productos y servicios a efecto de mejorar la calidad de los mismos.
El envío, por medios tradicionales y electrónicos (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio digital de comunicación, de información técnica, operativa y comercial de productos y servicios ofrecidos por QUALITA CORP S.A.S., sus asociados o proveedores, actualmente y en el futuro.
La solicitud de encuestas de satisfacción, que no queda obligado a contestar.
Realizar la transmisión y/o transferencia de datos a otras empresas, alianzas comerciales o terceros con el fin de cumplir las obligaciones adquiridas. La transmisión y transferencia podrá efectuarse incluso a terceros países que pueden tener un nivel de protección diferente respecto del colombiano, cuando sea necesario para el cumplimiento de nuestras obligaciones.
Dar cumplimiento a obligaciones contraídas por QUALITA CORP S.A.S. con sus clientes al momento de adquirir nuestros servicios y productos.
Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los datos personales.
Efectuar consultas en distintas bases de datos y fuentes autorizadas (como listas OFAC, ONU, entre otras) necesarias para el control y prevención de fraudes o delitos relacionados con el lavado de activos, de acuerdo con nuestras políticas de prevención y gestión de riesgos – SAGRILAFT.

3. CONSERVACION DE LA INFORMACION PERSONAL

QUALITA CORP SAS solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual

4. SUBCONTRATACION.

QUALITA CORP SAS podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente se subcontrate con terceros el procesamiento de información personal o se proporcione información personal a terceros prestadores de servicios.

QUALITA CORP SAS advierte a dichos terceros sobre la necesidad de proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, prohíbe el uso de la información para fines propios y solicita que no se divulgue la información personal a otros, protegiendo la misma con mecanismos idóneos tales como políticas y acuerdos de confidencialidad y manejo de la información.

5. COOKIES.

QUALITA CORP SAS almacena tanto cookies propias como de terceros con el objetivo de adaptar los contenidos a sus intereses y facilitar su navegación.

QUALITA CORP SAS usa COOKIES PROPIAS las cuales tienen el objetivo de controlar el tráfico y la comunicación correcta de datos, mantener la configuración, identificar sesiones de navegación (que los servidores reconozcan, a pesar de pasar de una página a otra, que se trata de la misma sesión de navegación de un usuario), acceder a partes de acceso restringido, utilizar elementos de seguridad durante la navegación.

QUALITA CORP SAS puede recolectar a través de su plataforma información estadística del usuario mediante el almacenamiento de cookies en el disco duro del visitante con el objetivo recabar dicha información y someterla a un tratamiento estadístico a favor de QUALITA CORP SAS. Cuando el usuario se conecte nuevamente el servidor reconocerá el número almacenado en “cookie”, según se ha indicado, suministrando la información anónima referida.

Si el usuario titular no desea que usemos COOKIES en la prestación de nuestros servicios deberá configurar sus dispositivos fijos o móviles para desactivar esta opción, sin embargo, desactivada esta opción QUALITA CORP SAS no podrá asegurar la disponibilidad de todos los servicios habilitados en la plataforma.

6. SEGURIDAD

QUALITA CORP SAS empleará métodos de seguridad comercialmente razonables para evitar el acceso no autorizado a los Sitios, para mantener la precisión de los datos y para garantizar el uso correcto de la información almacenada en nuestra plataforma y/o soluciones tecnológicas.

QUALITA CORP SAS informa a los titulares que la información contenida en su cuenta será accesible, editable y verificable está protegida por una contraseña definida por el titular de la cuenta.

En vista de lo anterior, le recomendamos que no divulgar su contraseña a terceros. Nuestro personal nunca le pedirá su contraseña en una llamada telefónica no solicitada o en un correo electrónico no solicitado. Si comparte una computadora con otras personas, no debe optar por guardar su información de inicio de sesión (por ejemplo, ID de usuario y contraseña) en esa computadora compartida. Recuerde cerrar sesión en su cuenta y cerrar la ventana de su navegador cuando haya terminado su sesión.

7. TRANSMISION Y TRANSFERENCIA DE LA INFORMACION.

La información proporcionada a QUALITA CORP SAS. será utilizada sólo con las finalidades señaladas en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, y por tanto la información no será vendida, licenciada, transmitida o divulgada de ninguna forma, salvo que exista autorización expresa del TITULAR para hacerlo, sea necesario para permitir a los contratistas o agentes prestar los servicios encomendados; sea necesario con el fin de proveer servicios y/o productos; sea necesario divulgarla a las entidades que prestan servicios de mercadeo en nombre de QUALITA CORP SAS. o a otras entidades con las cuales se tengan acuerdos de mercado conjunto; la información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición u otro proceso de restructuración de la sociedad; que sea requerido o permitido por la ley.

8. LIMITACIONES TEMPORALES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

QUALITA CORP SAS. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales de acuerdo a la ley colombiana y durante el tiempo que dure la relación contractual, precontractual y comercial del uso de la plataforma, hasta cuando sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

9. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS PERSONALES.

DERECHO DE ACCESO: El TITULAR de los datos podrá acceder a los datos personales que estén bajo el control de QUALITA CORP SAS., para efectos de consultarlos de manera gratuita al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES que motiven nuevas consultas.
DERECHO DE ACTUALIZACIÓN Y RECTIFICACIÓN: El TITULAR de los datos podrá en cualquier momento solicitar la actualización y la rectificación de los datos personales objeto de tratamiento que se encuentren en poder del RESPONSABLE o ENCARGADO del tratamiento.
DERECHO DE REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN Y SUPRESIÓN: El TITULAR de los datos podrá revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el Tratamiento el RESPONSABLE o ENCARGADO han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) y/o a la Constitución.

La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el TITULAR tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.

DERECHO A SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: El TITULAR de los datos podrá solicitar prueba de la autorización otorgada al RESPONSABLE del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen) o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento acorde con el artículo 10 numeral 4° del Decreto 1377 de 2013.
DERECHO A SER INFORMADO RESPECTO DEL USO DEL DATO PERSONAL: El TITULAR de los datos tiene derecho a ser informado por el RESPONSABLE del tratamiento o el ENCARGADO del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
DERECHO A PRESENTAR QUEJAS: El TITULAR de los datos tiene derecho a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente sobre tratamiento de datos personales.

10. AUTORIZACION DEL TITULAR.

QUALITA CORP SAS. como RESPONSABLE y las personas que esta compañía designe como ENCARGADOS del tratamiento estarán sometidas a las disposiciones, Manuales Internos y lo establecido en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. QUALITA CORP SAS. mediante los encargados tiene el deber legal y contractual de obtener de parte del TITULAR autorización previa, expresa e informada, como condición previa para recolectar y tratar sus datos personales, sin excepción alguna.

La obligación establecida en el párrafo anterior, por disposición legal, no es necesaria cuando se trate de información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, cuando se trate de una orden judicial, cuando se trate de datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizado por ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

11. PROCEDIMEINTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS.

Para la atención de peticiones, quejas y reclamos que formule todo titular de datos personales en ejercicio de los derechos contemplados en la Ley y en la presente POLÍTICA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES, QUALITA CORP SAS. establece el siguiente procedimiento:

PRESENTACIÓN DE CONSULTAS, SOLICITUDES DE ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN O REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los TITULARES o sus causahabientes podrán consultar la información personal del TITULAR que repose en las bases de datos de QUALITA CORP SAS. Para esto QUALITA CORP SAS. se compromete a suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del TITULAR.

El titular del dato personal o quien ejerza su representación podrá enviar su consulta de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 5:00 p.m. al correo electrónico protecciondedatos@qualitacorp.com, dirigido a QUALITA CORP SAS, con el asunto “Habeas Data”.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

CONTENIDO DE LA PETICIÓN, QUEJA O RECLAMO: La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación plena del TITULAR, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la solicitud que se hace, la dirección en la que desea recibir respuesta, un número telefónico de contacto y debe venir acompañada de los documentos que se quieran hacer valer.

Si la información o los documentos resultan incompletos, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informarán al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. AREA RESPONSABLE DE LA PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La Gerencia de Seguridad de la Información de QUALITA CORP S.A.S será la responsable de atender las peticiones, quejas y reclamos que formule todo titular de datos personales a la compañía en ejercicio de los derechos contemplados a favor de los titulares de datos personales en la Ley y en la presente Política de Tratamiento de Datos Personales

13. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRTAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

La fecha de entrada en vigencia de la presente Política de Tratamiento de Datos Personales es el 1 de Septiembre de 2024.

Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en las Bases de Datos de QUALITA CORP SAS. durante el tiempo que sea necesario para cumplir las finalidades mencionadas en este documento.

14. MODIFICACIONES DE LA POLITICA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES.

La presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES podrá ser modificada en cualquier momento por QUALITA CORP SAS. La misma estará a disposición de clientes y público en general en su versión actualizada en la siguiente URL: https://qualitacorp.com/politicas-de-privacidad/

Si se realizan cambios en la parte formal de los procedimientos, tales como cambios de dirección, teléfono, correo electrónico de contacto, URL, los mismos serán reflejados en el documento y dados a conocer mediante la página web de la compañía o por mecanismos idóneos que permitan la consulta de los documentos.

Por disposiciones legales, si se realizan cambios en las finalidades del tratamiento de los datos personales se dará aviso del cambio a los titulares de los datos personales que se encuentren registrados en las bases de datos de la compañía y se pondrá a su disposición la última versión de la POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES y el formulario correspondiente para obtener copia de su nueva autorización.